Työntekijäkokemus tarkoittaa työntekijälle muodostuvaa kokonaiskuvaa työstä ja työnantajasta. Siihen kuuluvat kokemukset rekrytoinnista ja perehdytyksestä päivittäiseen työhön, johtamiseen, kehittymiseen ja työsuhteen päättymiseen asti.
Arjessa työntekijäkokemus näkyy konkreettisissa kysymyksissä: tiedänkö, mitä minulta odotetaan, pystynkö tekemään työni hyvin ja saanko tarvittaessa apua? Kokemusten selvittäminen auttaa tunnistamaan, mitä työn tekemisessä kannattaa säilyttää ja mitä muuttaa.
Mistä työntekijäkokemus muodostuu?
Työntekijät voivat kokea saman organisaation eri tavoin. Työtehtävä, toimipiste, työvuoro ja työsuhteen vaihe vaikuttavat siihen, millaisia tilanteita arjessa kohdataan. Siksi yhden yleisarvion rinnalle tarvitaan tarkempia havaintoja.
- Rekrytointi ja perehdytys: vastaako työ siitä annettua kuvaa ja saako uusi työntekijä riittävät ohjeet alkuun?
- Työn sujuvuus: toimivatko välineet, löytyvätkö tarvittavat tiedot ja ovatko vastuut selkeät?
- Johtaminen ja tuki: tietääkö työntekijä tavoitteensa ja saako hän apua päätöksiä vaativiin tilanteisiin?
- Yhteistyö ja kohtelu: kulkeeko tieto, kuunnellaanko havaintoja ja koetaanko toimintatavat reiluiksi?
- Työn järjestelyt: miten esimerkiksi työvuorot, työn määrä ja muutokset koetaan?
- Oppiminen ja kehittyminen: onko osaamisen vahvistamiseen tukea ja mahdollisuuksia?
Miksi työntekijäkokemusta kannattaa seurata?
Henkilöstön havainnot voivat tehdä näkyviksi työn esteitä, joita johto ei muuten huomaa. Esimerkiksi toistuva tiedon etsiminen tai epäselvä työnjako voi hankaloittaa arkea, vaikka työ näyttäisi raporttien perusteella etenevän normaalisti.
Seurannan tarkoitus on ymmärtää kokemusten taustaa ja valita perusteltuja kehitystoimia. Hyvä kyselytulos ei yksin osoita, että kaikki toimii, eikä heikko arvosana kerro suoraan ongelman syytä. Myös onnistumiset kannattaa selvittää, jotta toimivia käytäntöjä voidaan säilyttää ja jakaa.
Miten työntekijäkokemusta mitataan?
Kysy asiasta, johon voidaan vaikuttaa
Valitse kysymykset sen mukaan, mitä haluat ymmärtää. Perehdytyksessä voidaan kysyä ohjeiden selkeydestä ja avun saatavuudesta. Arjen seurannassa voidaan tarkastella esimerkiksi työn sujuvuutta tai yhteistyötä.
Kysymys ”Mikä helpotti tai vaikeutti työsi tekemistä tällä viikolla?” antaa erilaisen lähtökohdan keskustelulle kuin pelkkä yleisarvosana. Pidä toistuvassa seurannassa ydinkysymykset samoina, jotta muutoksia voidaan tarkastella.
Yhdistä lyhyt arvio ja avoin palaute
Fiilispulssilla voidaan kysyä henkilöstön arjen kokemuksista. Avoin palaute antaa työntekijälle mahdollisuuden kertoa, mikä arvioon vaikutti. Kommentit auttavat tunnistamaan aiheita, joita ennalta valitut kysymykset eivät kata.
eNPS kysyy halukkuutta suositella työnantajaa työpaikkana. Se voi täydentää seurantaa, mutta ei yksin mittaa koko työntekijäkokemusta, työhyvinvointia tai yksittäisen työntekijän sitoutumista.
Tarkastele vastausmääriä ja olosuhteita
Lue tuloksia yhdessä vastaajamäärien ja vastausasteen kanssa. Pienen ryhmän tulos voi muuttua paljon jo muutaman vastauksen perusteella. Huomioi myös esimerkiksi työjärjestelyjen muutokset ja se, ovatko eri vuoroissa työskentelevät päässeet vastaamaan.
Kyselyitä kannattaa täydentää keskusteluilla ja muilla arjen havainnoilla. Vastaamatta jättäminen ei sellaisenaan kerro tyytyväisyydestä tai tyytymättömyydestä.
Sovi palautteen käsittely ennen kyselyä
Kerro henkilöstölle, miksi palautetta kerätään, ketkä sitä käsittelevät ja miten tuloksista keskustellaan. Jos kysely kuvataan nimettömäksi, käsittelytapojen pitää vastata tätä lupausta. Pienessä työyhteisössä myös kommentin yksityiskohdat voivat tehdä vastaajan tunnistettavaksi.
Sopikaa, millä ryhmäkoolla tuloksia tarkastellaan ja mitä tietoa jaetaan yhteisesti. Henkilökohtaisille tilanteille tarvitaan sopiva käsittelytapa. Tavallinen kysely ei myöskään korvaa mahdollisuutta ottaa kiireellinen asia heti puheeksi.
Työntekijäkokemus useassa toimipisteessä
Ketjun yhteinen tulos ei välttämättä kuvaa jokaisen toimipisteen arkea. Esimerkiksi perehdytys voi toimia yhdessä yksikössä hyvin, vaikka toisessa uusi työntekijä jäisi liian usein ilman tukea.
- Toimipisteen vastuuhenkilö tarvitsee oman yksikkönsä havainnot ja mahdollisuuden sopia paikallisista toimista.
- Aluepäällikkö tarkastelee alueen yhteisiä kehitystarpeita ja sitä, missä tarvitaan lisätukea.
- Ketjujohto arvioi koko verkostoa koskevia käytäntöjä ja niiden kehitystä.
Raportoinnin tarkkuus kannattaa sovittaa vastaajamääriin ja sovittuun luottamuksellisuuteen. Kaikista pienistä ryhmistä ei ole tarkoituksenmukaista näyttää erillisiä tuloksia. Yhteisiä aiheita voidaan käsitellä laajempina kokonaisuuksina.
Miten työntekijäkokemusta parannetaan käytännössä?
- Valitse rajattu kehityskohde. Selvitä, mikä toistuva asia vaikeuttaa työtä tai mikä onnistuminen kannattaa säilyttää.
- Keskustele havainnoista henkilöstön kanssa. Varmista, että ongelma on ymmärretty ennen ratkaisun valintaa.
- Sovi muutos, vastuuhenkilö ja aikataulu. Määrittele riittävän tarkasti, mitä tehdään seuraavaksi.
- Kerro päätöksistä. Perustele myös se, jos ehdotusta ei toteuteta tai sen selvittäminen vaatii lisää aikaa.
- Palaa asiaan. Kysy, auttoiko muutos, ja tarkastele kokemusten kehitystä.
Kuvitteellisessa esimerkissä uudet työntekijät kertovat, etteivät tiedä, keneltä kysyä apua iltavuorossa. Toimipisteessä sovitaan vuorokohtainen tukihenkilö ja lisätään tieto perehdytykseen. Seuraavilta aloittajilta kysytään, löytyikö apu tarvittaessa. Näin palaute johtaa konkreettiseen kokeiluun, jonka toimivuutta voidaan arvioida.
Haluatko kuulla henkilöstön kokemuksia säännöllisesti?
Taplausen henkilöstöpalautteen ratkaisut auttavat kokoamaan arjen havaintoja ja seuraamaan kokemusten kehitystä. Esittelyssä katsotaan, millaiset kysymykset, keruutapa ja tulosten tarkastelu sopisivat teidän organisaatioonne.